Las empresas y organizaciones saben que un entorno de transformación digital como el actual debe abordarse también de puertas adentro. No vale centrarse en el cliente o consumidor sin tener en cuenta al cliente interno, al empleado.
Las Redes Sociales Corporativas son una gran palanca de cambio, y las empresas cada vez más apuestan por ellas, para mejorar la comunicación interna y potenciar la colaboración y el conocimiento.
Las ventajas prácticas de su uso en el día a día de un trabajador son innegables:
– Se potencia la colaboración y la co-creación.
– Se simplifican procesos y se potencia la productividad. La evolución de los proyectos es más visible.
– Se adquiere feedback inmediato, de forma ordenada y cronológica.
– Se promueve la innovación gracias al intercambio de ideas, propuestas y bestpractices.
– Se potencia la comunicación interna. Se comparte información relevante de manera más fácil que enviando correos a muchos destinatarios. Al excluir la variable del «responder» o «responder a todos» del email, evitamos la pérdida de aportaciones.
– Se informa de manera más visible y en tiempo real. En el caso de incidencias, es un punto relevante, ya que facilita su gestión gracias al desencadenado de alertas.
– Se rompen barreras de tiempo y espacio en grandes organizaciones con presencia en diferentes países y franjas horarias.
– Se avanza hacia empresas cada vez más líquidas.
– Se cohesionan equipos dispersos o sin ordenadores, como redes comerciales o personal de fábrica, gracias a las aplicaciones móviles con las que cuentan la mayoría de las plataformas.
– Se visibiliza y reconoce el talento interno.
– Se potencia el engagement o compromiso de los empleados, a través del inbranding y las estrategias para reforzar y promover la marca entre ellos.
– Se comparten ficheros de gran tamaño venciendo las limitaciones que en este sentido tienen los correos electrónicos.
Y podríamos seguir… sin embargo, y pese a tantas evidencias, las Redes Sociales Corporativas no funcionan solas, por lo menos al principio. No basta con incorporar la herramienta en la empresa, sino que debemos acompañar a nuestros equipos en el proceso de adopción.
Y el freno no es tanto tecnológico* (hoy son pocos los que necesitan que se les explique como funciona Facebook, por ejemplo), sino que lo es de cambio en la cultura del trabajo. Y es en este punto donde deberemos apoyarlos para que se produzca la transformación que buscamos.
Por la experiencia en Íncipy impulsando las redes sociales corporativas de nuestros clientes, la creación de grupos de trabajo, con objetivos muy específicos e integrados especialmente por equipos transversales es clave para facilitar el uso de la red. Los empleados irán descubriendo todas sus funciones, incorporándola gradualmente en su día a día e identificando incluso nuevos procesos a trabajar en ella.
No hace falta que seamos muy ambiciosos con los objetivos a lograr en los primeros grupos. Lo importante es que nos sirvan para trabajar o comunicar algún proyecto de manera más ventajosa a como lo estemos realizando hasta la fecha.
¿Qué tipos de grupos podemos crear en una red social corporativa? ¿con qué objetivos? estos son algunos ejemplos prácticos de grupos y casos de uso de las redes:
– Grupos compartidos con partners y colaboradores externos. Por ejemplo, con agencias de publicidad con quienes además suele haber intercambio de archivos de gran tamaño.
– Grupos en los que trabajar proyectos con largos o complejos procesos de validación, en los que intervienen diversos agentes. El grupo aporta orden, no se pierde información como en los emails y llega a todos. Además, este tipo de plataformas suelen permitir versionado de documentos e incluso su co-creación.
– Grupos vinculados a eventos o acontecimientos. Pueden servir para preparar el evento, o bien para divulgarlo internamente y darle seguimiento durante y después. La documentación e imágenes que se generan quedan recogidas, asimismo puede favorecer la interacción recogiendo preguntas a los ponentes, o continuando el evento en la red.
– Grupos que constituyen un repositorio con las consultas más comunes a las que se enfrenta un determinado equipo o departamento, muy frecuentemente siendo los de IT o ventas quienes más se benefician de ello. Estos grupos son una ágil y práctica fuente de consulta que los equipos agradecen al permitirles encontrar la información con facilidad y reducir el tiempo de respuesta. Al mismo tiempo se van enriqueciendo con las nuevas aportaciones de los usuarios.
– Grupos para alinear equipos y sus estrategias. Por ejemplo, en el caso de marketing y el equipo de ventas, un grupo les permite disponer de los materiales promocionales de forma permanentemente actualizada.
– Para conectar empleados con intereses o aficiones comunes, no necesariamente de carácter profesional o corporativo. Funcionan muy bien los grupos vinculados a un deporte, como los runners o los equipos de fútbol formados por empleados.
– Grupos de homólogos en diferentes países. Un ejemplo: a los responsables de comunicación les es muy útil para cohesionar la identidad corporativa de la marca, compartiendo el merchandising o facilitando el despliegue en cada país de las campañas de comunicación corporativas.
– Grupos para conocer la opinión sobre algún tema concreto. La función de sondeo o encuesta con la que cuentan la mayoría de las plataformas nos puede servir para grupos o proyectos muy concretos, pero también para preguntar a toda la organización. Su rapidez y fiabilidad acelerará el proceso de decisión, y los empleados se sentirán involucrados.
– Grupos por departamentos, aunque quizás ya exista en ellos unas vías eficaces de comunicación y gestión de la documentación, por lo que no siempre ni en cualquier cirscunstancia debemos implemenetar un grupo en una red social.
Por supuesto, también será necesario un grupo en el que esté toda la organización.
Un espacio global, más focalizado en la información y la conversación, donde compartir:
– Comunicaciones corporativas con los empleados.
– Informar sobre los eventos en los que se participa, o se patrocina.
– Dar a conocer los premios o reconocimientos que recibe la compañía o sus empleados.
– Presentar las campañas de publicidad, o los resultados de la compañía.
– Informar e involucrar a la plantilla en los proyectos de responsabilidad social corporativa.
– Potenciar la innovación y la creatividad, generando ideas de negocio.
– Compartir experiencias, proyectos, iniciativas que pueden ser exportables entre departamentos o países. Ser fuente de inspiración y evitar que la rueda se reinvente cada vez.
Las nuevas estrategias de employer branding y las nuevas formas de trabajar y colaborar pasan por gestionar bien el cambio. Y si una dirección involucrada consigue, desde RRHH o Comunicación Interna principalmente, trasladar al empleado los beneficios de las redes sociales en su día a día, se vencerá cualquier atisbo de resistencia o temor a la novedad. Una buena estrategia de impulsión será un aliado eficaz en esta tarea.
Y tú ¿identificas algún otro tipo de grupo o caso de uso? ¿cuáles se ajustarían más a tu organización? Próximamente te presentaremos ejemplos detallados de estos y otros casos de uso para que puedas hacer el ejercicio con tu propia empresa.
* Si tienes interés por conocer cuáles son las principales plataformas de redes sociales corporativas, en este post de Mireia Ranera podrás elegir.